Una persona, un problema, un producto

Llevé un bullet journal durante años, y servía para apuntar lo que había que hacer pero nunca fue muy bueno diciéndome qué hacer primero. Cuando oí hablar del time blocking, que consiste en colocar las tareas directamente sobre las horas del día en lugar de solo listarlas, lo intenté a mano en el mismo cuaderno y a las pocas semanas se vino abajo. Rehacer una página cada vez que algo se movía llevaba más tiempo del que nunca me había llevado la lista.

Luego encontré una aplicación que hacía el time blocking automáticamente, y durante un tiempo fue casi exactamente lo que necesitaba. Dos cosas acabaron con eso. El precio fue subiendo por encima de lo que valía el calendario de una sola persona, y la atención de la empresa se fue de forma visible hacia los equipos, con una función tras otra pensada para compañeros que se coordinan entre sí y no para alguien que planifica su propia semana. Así que dejé de pagarla y empecé a construir mi propia versión.

Eso ocurrió a razón de unas pocas horas por semana, en el tiempo que quedaba entre otros proyectos, y a veces pasaban semanas enteras sin que lo tocara. Se convirtió en el problema de programación más difícil al que me había enfrentado, y más de una vez me topé con un muro que no sabía cómo pasar y lo dejé aparcado durante meses. Lo que cambió eso fue programar con ayuda de la IA, que me permitió depurar y reconstruir lo suficiente como para empezar a depender de él como mi agenda real y no como un proyecto paralelo. Después empezó a usarlo mi pareja, y entre los dos decidimos qué le faltaba todavía. Ahora está en un punto en el que puede serle útil también a otras personas, así que lo abrimos, empezando en pequeño y siendo honestos al respecto.

Cada tarea recibe una puntuación, y esa puntuación sale de dos valores que tú controlas: lo importante que dijiste que es la tarea y lo pronto que vence. Que existan los dos, y que el equilibrio entre ellos sea un ajuste y no una constante, se debe a que en esto las personas son distintas de verdad. Algunas trabajan según las fechas límite y quieren primero la más cercana, sea la que sea. Otras tienen trabajo importante sin ninguna fecha límite, y un planificador que solo mira fechas lo entierra para siempre. Elegir uno de esos modelos y declararlo correcto habría sido más fácil de construir y habría estado mal para la mitad de quienes lo usan.

La colocación es sencilla a propósito. Las tareas se ordenan por puntuación y cada una va al primer hueco libre en el que cabe, con un margen detrás para que el día no quede lleno de extremo a extremo. Es un método de primer ajuste y no un optimizador, y eso tiene un coste real: una tarea larga puede ocupar un hueco grande que dos tareas medianas habrían aprovechado mejor. Un algoritmo más ingenioso llenaría la semana con más densidad, y también daría un plan que cambia de forma por razones que no puedes ver. Un plan que puedes prever vale más que un plan un cuatro por ciento más denso.

El trabajo largo se divide en lugar de descartarse. Una tarea de cuatro horas no cabe de una pieza en la mayoría de los calendarios reales, así que se convierte en sesiones que encajan en los huecos que de verdad tienes. Y cuando algo realmente no se puede colocar, se te dice qué tarea era y por qué, porque un planificador que esconde sus fallos te deja confiando en un plan incompleto.

Solo funciona con Google Calendar, así que quienes usan Outlook o iCloud todavía se quedan fuera. Solo funciona en el ordenador, porque un diseño para móvil que funcione a medias sería peor que un mensaje honesto que te diga que abras el portátil. La sincronización va en un solo sentido. Replanifica cuando se lo pides y no de forma continua. La página de comparación pone todo eso frente a las alternativas, incluidos los casos en los que alguna de ellas es la mejor respuesta para ti.

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