Aufgaben automatisch in Google Kalender einplanen

Google Kalender kann deine Aufgaben nicht von selbst einplanen. Aufgaben aus Google Tasks erscheinen im Kalender nur an dem Tag und zu der Uhrzeit, die du selbst festlegst, und nichts in Google Kalender sucht nach einer freien Lücke und legt die Arbeit für dich dort hinein. Dafür verbindest du einen separaten Terminplaner wie Hourwright, Reclaim, Motion oder FlowSavvy, der liest, wann du beschäftigt bist, und den fertigen Plan zurück in deinen Kalender schreibt.

Für welchen du dich auch entscheidest, das automatische Einplanen läuft immer darauf hinaus, dass du dem Terminplaner vier Angaben und eine Verbindung gibst, die er lesen kann, und dir seine ersten Ergebnisse ansiehst, bevor du aufhörst hinzuschauen. Keiner der einzelnen Schritte ist kompliziert, und es kommt vor allem auf die Reihenfolge an, weil sie die beiden Fehler vermeidet, nach denen viele diesen Werkzeugen schon nach einer schlechten Woche nicht mehr trauen.

Ein Terminplaner muss wissen, wann du beschäftigt bist, und nicht, womit. Die schmalere Anfrage, oft Frei/Gebucht-Zugriff genannt, verrät der App nur, ob ein Zeitraum belegt ist, ohne offenzulegen, wie deine Termine heißen oder wer daran teilnimmt, und das ist deutlich weniger, als den vollen Zugriff auf alle Termine herzugeben. Wenn du Google Kalender mit einem dieser Werkzeuge verbindest, lohnt sich ein Blick darauf, welche der beiden Varianten es verlangt. Hourwright fragt vier eng gefasste Berechtigungen an und keine einzelne breite, und der englische Ratgeber What an automatic task scheduler for Google Calendar actually does erklärt, warum es diesen Unterschied überhaupt gibt.

Bevor irgendeine Aufgabe eingeplant werden kann, muss der Terminplaner wissen, welche Stunden deiner Woche überhaupt zur Verfügung stehen. Trag hier die Zeiten ein, in denen du wirklich arbeitest, und nicht die Wunschversion deiner Woche. Ein Block von neun bis fünf, den du regelmäßig erst um zehn beginnst, ergibt einen Plan, der voll aussieht und es nicht ist, und du traust ihm nicht mehr, sobald er zum ersten Mal etwas auf eine Stunde legt, in der du nie angefangen hättest.

Diese drei Felder machen aus einer Zeile auf einer Liste etwas, das sich einplanen lässt. Die Dauer bestimmt, wie viel Platz die Aufgabe braucht, und die Priorität, wie sie sich gegen alles andere auf der Liste durchsetzt, wenn zwei Dinge dieselbe Lücke wollen. Eine Frist, wo es wirklich eine gibt, sagt dem Terminplaner, wie viel Zeitdruck er gegen diese Priorität abwägen soll. Schätz die Dauer am Anfang lieber großzügig, denn fast alle schätzen zu knapp. Eine ehrliche Schätzung, die sich als etwas zu lang herausstellt, kostet ein paar ungenutzte Minuten, während eine optimistische, die zu kurz war, dich später am selben Tag einen Termin kostet.

Sieh dir beim ersten Mal wirklich an, wo die Dinge gelandet sind, und verlass dich nicht auf einen flüchtigen Blick in die Kalenderansicht. Prüf, dass nichts außerhalb deiner angegebenen Arbeitszeiten liegt und dass eine Aufgabe, die auf mehrere Sitzungen verteilt werden sollte, tatsächlich aufgeteilt wurde und nicht einfach fehlt. Such außerdem gezielt nach einem Hinweis auf alles, was der Terminplaner gar nicht unterbringen konnte. Ein Werkzeug, das über eine Aufgabe schweigt, für die es keinen Platz gefunden hat, ist schlechter als eine einfache Liste, weil du dann einem Plan glaubst, in dem etwas fehlt.

Sobald etwas genau dort liegt, wo du es haben willst, etwa eine Aufgabe, an der eine feste Zusage nach außen hängt, oder eine, mit der du schon angefangen hast, fixier sie, bevor du den Terminplaner erneut laufen lässt. Der nächste Durchlauf lässt sie dann in Ruhe und verschiebt sie nicht, um Platz für etwas anderes zu schaffen. Lass ihn danach immer dann wieder laufen, wenn sich die Woche wirklich ändert, also wenn sich ein Meeting verschiebt oder eine Aufgabe länger dauert als geplant, und nicht nach einem festen Rhythmus. Der englische Ratgeber What automatic time blocking actually changes erklärt, warum dieser Neuaufbau und nicht die erste Platzierung der Teil ist, für den es sich zu zahlen lohnt.

Hourwright folgt genau dieser Reihenfolge. Du verbindest Google Kalender über die vier eng gefassten Berechtigungen von oben und legst deine Arbeitszeiten fest. Danach trägst du Aufgaben mit einer Dauer, einer Priorität und einer optionalen Frist ein, und Hourwright plant sie in die freie Zeit ein, die es findet, wobei es alles aufteilt, was für eine einzelne Sitzung zu lang ist, und dir meldet, was es nicht unterbringen konnte. Es kostet drei Euro im Monat nach einer Probezeit von 31 Tagen, für die du keine Karte brauchst, und weil die Synchronisierung nur in eine Richtung läuft, ist der Kalender der Ort, an dem der Plan ankommt, und nicht der einzige, an dem er existiert.