Eine günstigere Alternative zu Motion

Mehrere Werkzeuge planen Aufgaben automatisch in deinen Kalender ein, und das für deutlich weniger als die 19 bis 27 Dollar im Monat von Motion. Reclaim und FlowSavvy haben beide kostenlose Tarife, die wirklich planen, und unter den kostenpflichtigen Optionen beginnt SkedPal bei 9,95 Dollar im Monat bei jährlicher Abrechnung, während Hourwright drei Euro im Monat kostet. Dafür verzichtest du meistens auf die Team-Funktionen von Motion und je nach Werkzeug auf die Apps fürs Handy oder das laufende Neuplanen.

Motion ist der bekannteste automatische Terminplaner und zugleich einer der teuersten, mit 19 Dollar im Monat bei jährlicher und 27 Dollar bei monatlicher Abrechnung für den Einzeltarif Pro AI, und der Tarif Business AI für Teams kostet 29 Dollar bei jährlicher und etwa 45 Dollar bei monatlicher Abrechnung. Wer nach einer günstigeren Alternative sucht, ist meist schon davon überzeugt, dass die Grundidee funktioniert, und die nützliche Frage lautet deshalb nicht, ob man wechselt, sondern welche Teile dessen, was man bezahlt, man wirklich vermissen würde.

Motion ist eine Suite, in der ein Terminplaner steckt. Schon der Einzeltarif Pro AI bringt neben dem Kalender ein Projektmanagement und einen KI-Arbeitsbereich für Dokumente und Texte mit, und der Tarif Business AI legt die Team-Technik obendrauf, etwa Kapazitätsplanung über mehrere Personen und Gantt-Zeitpläne.

Das ist wichtig, weil der Preis für die Suite gemacht ist. Wenn du ein Team leitest und die Kapazitätsplanung und die Projektübergaben nutzt, ist der Preis pro Person vertretbar. Wenn du allein arbeitest und nur deine Aufgaben im Kalender platziert haben willst, bezahlst du zu einem großen Teil einen Arbeitsbereich, den du vielleicht nie öffnest.

Ohne die Team-Funktionen ist der tägliche Ablauf für eine Person klein. Du legst Aufgaben mit einer Dauer, einer Priorität und manchmal einer Frist an, und du willst sie um die Meetings herum platziert haben, die du schon hast, lange Arbeit in Sitzungen aufgeteilt statt fallen gelassen und etwas festgenagelt, wenn es zu einer bestimmten Zeit stattfinden muss. Dazu kommt, dass du den Plan auf dem Handy in deinem Kalender sehen willst, und damit ist es fast schon alles.

Zwei weitere Dinge brauchst du oft genug, dass sie zählen. Wiederkehrende Arbeit muss weiter auftauchen, ohne dass du sie neu eintippst, und wenn sich eine Aufgabe nicht platzieren lässt, musst du es erfahren, denn ein stilles Scheitern ist der schnellste Weg, das Vertrauen in jeden Terminplaner zu verlieren.

Ehrlich darüber zu sein nützt mehr als eine Funktionstabelle. Die günstigeren Werkzeuge dieser Kategorie, Hourwright eingeschlossen, sind meist an vier bestimmten Stellen schwächer.

Der Kalenderumfang ist die erste. Motion arbeitet neben Google auch mit Outlook, und mehrere günstigere Werkzeuge decken nur Google ab, was die Frage sofort entscheidet, wenn dein Arbeitskalender von Microsoft ist.

Das Handy ist die zweite. Motion liefert richtige Apps für beide Plattformen. Manche günstigeren Optionen gibt es zum Start nur am Rechner, was in Ordnung ist, wenn du am Laptop planst und auf dem Handy nur nachsiehst, und ein echtes Problem, wenn du Aufgaben im Gehen festhältst.

Das automatische Neuplanen ist die dritte. Motion plant laufend neu, sobald sich etwas ändert, während mehrere günstigere Werkzeuge verlangen, dass du einen Knopf drückst. In der Praxis ist der Unterschied kleiner, als er klingt, weil ein Knopfdruck eine Sekunde dauert und ein Plan, der sich still von selbst umräumt, nicht immer das ist, was man will, aber es ist ein echter Unterschied.

Die Team-Funktionen sind die vierte, und wenn du sie brauchst, gilt nichts davon, und Motion ist für dich richtig bepreist.

Statt dich bei vier Werkzeugen gleichzeitig anzumelden, beantworte vorher drei Fragen. Zuerst, ob dein Kalender von Google oder von Outlook ist, denn das allein streicht die meisten aus dem Feld. Dann, ob du vom Handy aus planen musst oder dort nur das Ergebnis ansehen willst. Und zuletzt, ob der Terminplaner von selbst reagieren soll oder ob es reicht, ihn selbst zu starten, wenn sich etwas ändert.

Was diese drei Fragen übersteht, ist eine kurze Liste, und kurze Listen lohnt es sich richtig auszuprobieren. Gib dem Werkzeug eine ganze gewöhnliche Woche statt eines Nachmittags, denn ob ein Terminplaner für dich funktioniert, entscheidet sich nicht daran, wie der erste Plan aussieht, sondern daran, wie er sich an dem Tag verhält, an dem sich alles verschiebt.

Hourwright kostet drei Euro im Monat oder zwanzig Euro im Jahr nach einer Probezeit von 31 Tagen, für die du keine Karte brauchst. Es erledigt den oben beschriebenen Ablauf für eine Person und teilt dabei lange Arbeit in Sitzungen auf. Außerdem kennt es Voraussetzungen zwischen Aufgaben und wiederkehrende Aufgaben und meldet jede Aufgabe, die es nicht platzieren konnte, mit dem Grund. Deine Aufgaben leben in der App und nicht nur in deinem Kalender, sodass der Kalender eine Ausgabe ist, die du abschalten kannst, und nicht die einzige Kopie deines Plans.

Es gibt Hourwright nur für Google Kalender und vorerst nur am Rechner, die Synchronisierung läuft in eine Richtung mit einer Fixieren-Funktion für alles, was bleiben soll, und es plant neu, wenn du es verlangst, und nicht laufend. Die Vergleichsseite legt das alles gegen Motion, Reclaim, SkedPal und FlowSavvy aus, auch die Fälle, in denen eines davon die bessere Antwort für dich ist. Wenn Motion nicht das Werkzeug ist, gegen das du abwägst, stellt der englische Ratgeber Best automatic task schedulers alle sechs Optionen nach Situation und nicht nach Funktionszahl gegeneinander.