Time-Blocking mit Google Kalender

Time-Blocking heißt, jeder Arbeit einen festen Platz im Kalender zu geben, statt sie auf einer Liste stehen zu lassen und zu hoffen, dass sie irgendwann erledigt wird. Statt eines To-do-Eintrags „Quartalsbericht schreiben“ steht dann ein Termin im Kalender, der sagt, dass du am Dienstag von neun bis elf den Quartalsbericht schreibst. Die Idee ist alt und sie funktioniert aus einem Grund, der nichts mit Produktivitätskultur zu tun hat: Eine Liste sagt dir, was es alles gibt, ein Kalender sagt dir, was möglich ist, und der meiste Stress einer Arbeitswoche entsteht in der Lücke zwischen den beiden.

Google Kalender eignet sich dafür gut, weil dort ohnehin deine Meetings stehen, und ein Plan, der deine Meetings ignoriert, ist keiner. Im Folgenden steht, wie du es sauber einrichtest, und danach der Teil, der meistens fehlt, nämlich was am dritten Tag passiert, wenn die Wirklichkeit deinen Blöcken widerspricht.

Der erste Fehler ist, sofort einzelne Aufgaben zu blocken. Bevor du weißt, wie viel Platz du wirklich hast, blockst du lieber Kategorien. Leg wenige wiederkehrende Termine an, die die Arten deiner Arbeit beschreiben, etwa konzentriertes Arbeiten am Vormittag und Organisatorisches nach dem Mittagessen, und stell sie auf die Tage ein, an denen sie wirklich gelten.

Gib diesen Blöcken ehrliche Grenzen. Wenn du vor halb zehn nie etwas Anspruchsvolles schaffst, leg keinen Block für konzentriertes Arbeiten auf acht Uhr, denn ein Block, den du regelmäßig verpasst, bringt dir bei, alle zu ignorieren. Zwei Stunden geschützte Vormittagszeit, die tatsächlich stattfinden, sind mehr wert als vier Stunden, die nur im Kalender existieren.

Sobald die Rahmen stehen, siehst du deine wirkliche Wochenkapazität, und die Zahl ist meist kleiner als erwartet. Zwischen zwölf und zwanzig Stunden echter konzentrierter Arbeit pro Woche sind normal, wenn man nebenbei auch Meetings hat. Das schwarz auf weiß zu sehen ist unangenehm und es ist das Nützlichste, was dir Time-Blocking gibt, weil alles Weitere danach nur noch die Frage ist, was hineinpasst.

Jede Aufgabe, die du einplanst, braucht eine Dauer, und fast alle schätzen zu knapp. Die Lösung ist nicht, besser zu raten, denn daran scheitern Menschen, seit es jemand misst. Die Lösung ist, die Schätzung aufzuschreiben, die Arbeit zu erledigen und zu notieren, wie lange sie wirklich gedauert hat, damit du nach ein paar Wochen deinen eigenen Faktor hast statt eines allgemeinen.

Teil beim Schätzen alles auf, was länger als etwa neunzig Minuten dauert. Eine Aufgabe von vier Stunden als einzelner Block wird unterbrochen, und sobald sie unterbrochen ist, stimmt der Block nicht mehr und der Rest des Tages verrutscht. Vier einzelne Sitzungen von je einer Stunde überstehen eine Unterbrechung, weil nur eine davon verschoben werden muss.

Ein Block, den jeder überbuchen kann, ist ein Vorschlag und keine Zusage. Stell in Google Kalender deine Arbeitszeitblöcke so ein, dass du als beschäftigt giltst, damit Kolleginnen und Kollegen, die über deinen Kalender buchen, sie sehen, und lass alles wirklich Flexible als frei markiert, damit sowohl der Terminplaner als auch deine Kollegen den Unterschied kennen.

Dieser Unterschied ist wichtiger, als er aussieht. Wenn alles als beschäftigt markiert ist, ist es nichts mehr, weil die Leute deinen Kalender trotzdem überbuchen. Wenn du die Markierung „beschäftigt“ für Blöcke aufhebst, die du wirklich verteidigst, behält sie ihre Bedeutung.

Hier hören die meisten auf. Eine Woche Blöcke einzurichten dauert einen Nachmittag und fühlt sich großartig an. Dann verschiebt sich ein Meeting, eine Aufgabe dauert doppelt so lange wie gedacht, am Mittwochmorgen kommt etwas Dringendes dazu, und am Donnerstag beschreibt dein Kalender eine Woche, die nicht stattgefunden hat. Ihn von Hand neu aufzubauen dauert zwanzig Minuten, und nach dem dritten Neuaufbau kehren die meisten stillschweigend zur Liste zurück.

Die Arbeit beim Time-Blocking ist nicht der erste Plan, sondern das Neuplanen, und das Neuplanen ist mechanisch. Nichts daran, dass eine Aufgabe von zwei Stunden jetzt auf Donnerstagnachmittag rücken muss, verlangt menschliches Urteil. Es verlangt zu wissen, was schon gebucht ist, wie lange jede verbleibende Aufgabe dauert, welche zuerst fällig sind und welche Lücken frei sind, und dann eine Menge Rechenarbeit zu leisten, die ein Mensch mühsam und ein Computer trivial findet.

Das ist das ganze Argument dafür, den Schritt des Platzierens zu automatisieren und das Urteil bei dir zu behalten. Du entscheidest weiterhin, was wichtig ist, wie lange es dauert und wann es fällig ist. Was du nicht mehr tust, sind die zwanzig Minuten Umräumen, und das war ohnehin der Teil, der eine volle Woche nie überstanden hätte.

Hourwright gibt es genau für diesen Schritt. Du richtest dieselben Arbeitsblöcke ein wie oben beschrieben, trägst deine Aufgaben mit einer Dauer und einer Priorität ein, und es liest deine vorhandenen Google-Kalender-Termine und plant jede Aufgabe in die freie Zeit drumherum ein. Wenn sich etwas verschiebt, lässt du es noch einmal laufen, und der Plan ist in unter einer Sekunde neu aufgebaut statt in zwanzig Minuten.

Es lohnt sich zu lesen, was es nicht kann, bevor du dich entscheidest, und die Vergleichsseite ist ehrlich darüber geschrieben. Wenn du erst die manuelle Variante ausprobieren willst, gilt der Rat oben auch für sich allein und kostet nichts. Der englische Ratgeber What automatic time blocking actually changes geht darauf ein, welche Hälfte dieses Problems Software dir wirklich abnehmen kann und welche bei dir bleibt, egal welches Werkzeug du benutzt.